O Kliencie
Ajinomoto Poland Sp. z o.o. to część japońskiej korporacji Ajinomoto Group – światowego lidera w produkcji żywności, aminokwasów i środków farmaceutycznych. W Polsce firma specjalizuje się w wytwarzaniu i dystrybucji zup oraz dań instant z makaronem, m.in. pod markami OYAKATA i YUMYUM.
Cel wdrożenia
Celem wdrożenia była automatyzacja ewidencji obecności i czasu pracy pracowników oraz eliminacja papierowych list. Rozwiązanie miało również stworzyć elastyczną bazę do dalszej rozbudowy systemu o kontrolę dostępu i lepsze zarządzanie bezpieczeństwem na terenie zakładu.
Wyzwania klienta
Ajinomoto Poland poszukiwało rozwiązania, które:
- pomoże zautomatyzować codzienne operacje związane z obecnością pracowników w zakładzie,
- usprawni w przyszłości zarządzanie dostępem do różnych stref.
Wcześniej obecność była ewidencjonowana ręcznie – za pomocą papierowych list. Firma chciała z tego zrezygnować, wprowadzając nowoczesny system, który nie tylko zastąpi listy, ale też umożliwi integrację z oprogramowaniem kadrowo-płacowym, wspierając automatyczne naliczanie wynagrodzeń.
Ważną rolę odegrały też kwestie organizacyjne i bezpieczeństwo. Zakład składa się z kilku budynków – produkcji, biura, laboratorium i magazynu – a sam układ przestrzenny, zwłaszcza w szatniach z kilkoma wyjściami, wymagał indywidualnego podejścia. Firma chciała mieć pewność, że pracownicy mogą sprawnie korzystać z czytników, a system będzie odzwierciedlał rzeczywiste przejścia, co ma znaczenie np. podczas ewakuacji.
Platforma miała być prosta w obsłudze i intuicyjna – tak, aby nie wymagała czasochłonnych szkoleń. Równie istotna była elastyczność: Ajinomoto zależało na tym, aby rozwiązanie można było w przyszłości łatwo rozbudować o funkcje kontroli dostępu. Firma od początku stawiała także na nowoczesne technologie, dlatego zdecydowanym atutem była możliwość działania w chmurze – bez potrzeby instalowania serwerów, zajmowania przestrzeni fizycznej czy angażowania dodatkowych zasobów IT.
Wdrożone rozwiązanie
W odpowiedzi na potrzeby Ajinomoto, Unicard Systems zaproponował wdrożenie autorskiej, chmurowej platformy impero 360, wraz z zestawem urządzeń:
- kontrolerami UC-830,
- czytnikami UR-905,
- kartami Mifare Desfire.
Wybór impero 360 był nieprzypadkowy – system oferuje nie tylko rozbudowane możliwości w zakresie rejestracji czasu pracy, ale również potencjał dalszej rozbudowy o kontrolę dostępu. Dzięki webowemu interfejsowi użytkownik może zarządzać systemem z dowolnego miejsca, bez potrzeby instalacji lokalnego oprogramowania czy utrzymywania infrastruktury serwerowej. To rozwiązanie:
- wygodne,
- skalowalne,
- elastyczne,
- bezpieczne – dane przechowywane są w środowisku chmurowym Microsoft Azure, które spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i zgodności.
Dodatkowo, nawet w przypadku chwilowej utraty zasilania, dane z czytników są lokalnie rejestrowane i automatycznie synchronizowane po przywróceniu połączenia. Całość została zaprojektowana z uwzględnieniem wymogów branży spożywczej – m.in. z możliwością stosowania specjalnych etui na karty, minimalizujących ryzyko zanieczyszczenia produktu.
Efekty i korzyści z wdrożenia
Eliminacja papierowych list obecności
Automatyczne przekazywanie danych do systemu HR
Szybsze rozliczenia kadrowo-płacowe
Mniejsze ryzyko błędów w ewidencji
Wsparcie procedur bezpieczeństwa i ewakuacji
Dostęp do systemu z dowolnego miejsca
Brak konieczności utrzymywania lokalnych serwerów
Możliwość rozbudowy o kontrolę dostępu
Przede wszystkim udało się zautomatyzować proces rejestracji czasu pracy, eliminując konieczność prowadzenia papierowych list obecności. Dane trafiają bezpośrednio do systemu HR, co:
- ułatwia rozliczenia kadrowo-płacowe,
- skraca czas potrzebny na ich przetwarzanie,
- minimalizuje ryzyko błędów.
System w dużej mierze daje również kontrolę nad tym, kto znajduje się na terenie zakładu. To istotne informacje zarówno z punktu widzenia bezpieczeństwa, jak i procedur ewakuacyjnych. Dzięki pracy w chmurze, obsługa impero 360 nie wymaga instalacji serwerów ani skomplikowanego szkolenia – interfejs jest intuicyjny, a użytkownik może korzystać z systemu z dowolnego miejsca, mając jedynie dostęp do internetu. Dla pracowników HR i działu administracyjnego oznacza to znaczną oszczędność czasu i uproszczenie codziennej pracy.
“System został dobrany i skonfigurowany pod nasze warunki, działa stabilnie, jest bezpieczny i elastyczny, co daje nam spokój oraz otwiera drzwi do dalszego rozwoju. Doceniamy również jakość współpracy z Unicard Systems. Zespół reagował błyskawicznie, proponował rozwiązania, potrafił doradzić, a przy tym prace zostały zrealizowane zgodnie z planem.”
Ważnym atutem rozwiązania jest także jego skalowalność – klient już zdecydował się na rozbudowę systemu o kolejne punkty kontroli dostępu i prowadzi rozmowy o dalszym rozszerzeniu funkcjonalności. Dzięki temu impero 360 stało się integralną częścią cyfrowej transformacji zakładu.
