Chcesz zrezygnować z papierowych list, Excela i notatek, które powodują błędy oraz opóźnienia w obsłudze wizyt gości?
Twoja recepcja lub ochrona traci czas na ustalanie, do kogo przyszedł odwiedzający i jaki jest cel jego wizyty?
Brakuje Ci historii wizyt gości, rejestru zgód i informacji potrzebnych podczas audytu, kontroli lub ewakuacji?
Zależy Ci na tym, aby każda wizyta była zaakceptowana lub odrzucona przed wpuszczeniem gościa?
System ewidencji gości zintegrowany z systemem kontroli dostępu impero 360 pozwala zaplanować i zatwierdzić wizytę jeszcze przed przyjazdem odwiedzającego. Gość wypełnia formularz online, a po akceptacji otrzymuje kod QR umożliwiający wejście do budynku. Proces jest szybki, uporządkowany i bezpieczny.
Portal awizacji gości od Unicard Systems to webowy system do zgłaszania wizyt osób zewnętrznych – gości, dostawców, kandydatów do rekrutacji, kontrahentów czy podwykonawców. Użytkownik wypełnia formularz online bez konieczności logowania, a zgłoszenie trafia do obsługi, gdzie może zostać zaakceptowane lub odrzucone zgodnie z procedurami firmy.
W formularzu można zebrać najważniejsze informacje potrzebne do sprawnej obsługi wizyty:
Po akceptacji wizyty gość otrzymuje wiadomość e-mail z kodem QR, który służy jako identyfikator dostępu do obiektu.
Osoba planująca wizytę korzysta z formularza dostępnego w przeglądarce, bez konieczności logowania. Podaje swoje dane, informacje o odwiedzanym pracowniku, termin i cel wizyty oraz dodatkowe informacje wymagane przez organizację, np. dane pojazdu.
Po wysłaniu formularza dane są przekazywane do impero 360. informacje o odwiedzanym pracowniku.
Po wstępnej weryfikacji w systemie powstaje wniosek o wizytę. Uprawniony operator lub pracownik może go zaakceptować albo odrzucić zgodnie z zasadami obowiązującymi w organizacji.
Na każdym istotnym etapie procesu system automatycznie wysyła powiadomienie e-mail do gościa. Informuje go m.in. o przyjęciu wniosku do obsługi, akceptacji wizyty lub jej odrzuceniu wraz z uzasadnieniem.
Po zatwierdzeniu zgłoszenia w impero 360 tworzona jest właściwa wizyta, a gość otrzymuje wiadomość e-mail z kodem QR. Kod pełni funkcję identyfikatora dostępu i umożliwia sprawne wejście do obiektu.
Cały proces – od zgłoszenia, przez decyzję, po nadanie dostępu -jest rejestrowany w impero 360. Dzięki temu firma ma uporządkowaną historię wizyt oraz większą kontrolę nad ruchem gości.
Zakres formularza można dostosować do zasad obowiązujących w danej firmie. Wybrane pola, takie jak nazwa firmy, cel wizyty, numer rejestracyjny pojazdu czy dodatkowe oświadczenia, mogą być oznaczone jako wymagane lub opcjonalne.
W impero 360 dostępna jest osobna lista zgłoszeń z opcją filtrowania, sortowania i wyszukiwania. Operatorzy mają wgląd w statusy wniosków, dane gości, terminy wizyt, firmy, informacje o pojazdach oraz osobach odwiedzanych.
System wysyła wiadomości zgodnie z etapem obsługi zgłoszenia – po przyjęciu wniosku, jego odrzuceniu lub utworzeniu wizyty. Komunikaty mogą być przygotowane w języku wybranym przez gościa podczas wypełniania formularza.
Po przybyciu gościa do obiektu gospodarz wizyty może otrzymać krótkie powiadomienie SMS. Skraca to czas reakcji i usprawnia komunikację między recepcją, ochroną a osobą odwiedzaną.
Dla wizyt zgłoszonych przez portal identyfikatorem dostępu jest kod QR. Zostaje on przypisany do konkretnej wizyty i wysłany do gościa po jej zaakceptowaniu.
Po upływie zaplanowanego czasu system automatycznie odbiera gościowi uprawnienia dostępu. Wizyta może zostać zakończona także po opuszczeniu obiektu przez gościa, co ogranicza ryzyko pozostawienia aktywnego dostępu po zakończeniu wizyty i ułatwia utrzymanie aktualnych statusów w systemie.
Obsługa wniosków może być dostępna tylko dla wybranych użytkowników. System rozróżnia uprawnienia do podglądu listy, edycji, odrzucania, usuwania oraz dodawania wizyt.
Gość może korzystać z portalu w języku polskim lub angielskim. Wybrany język obejmuje także komunikację e-mail dotyczącą zgłoszenia i wizyty.
Dane z listy wniosków można wykorzystać do raportowania oraz eksportu, m.in. do plików XLSX, DOCX lub PDF. Wspiera to analizę wizyt, audyty i kontrolę procedur bezpieczeństwa.
Biura i centrale firm
Zakłady produkcyjne
Centra logistyczne
Obiekty przemysłowe
Instytucje publiczne
Kampusy i obiekty wielobudynkowe
Szpitale, kliniki i placówki medyczne
Hotele i obiekty konferencyjne
Magazyny i centra dystrybucyjne
Urzędy i jednostki administracji
System ewidencji gości wspiera organizację w spełnianiu wymagań związanych z RODO, BHP oraz audytami bezpieczeństwa. Dane z formularza są walidowane w impero 360, komunikacja z systemem jest zabezpieczona, a portal nie przechowuje informacji lokalnie. Możliwość dodania zgód, klauzul informacyjnych i regulaminów pozwala prowadzić obsługę gości zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy.
Rozwiązanie wzmacnia także przygotowanie organizacji do wymagań wynikających z dyrektyw NIS2 i CER, w których istotne znaczenie mają kontrola dostępu, bezpieczeństwo fizyczne oraz nadzór nad osobami przebywającymi na terenie obiektu. Uporządkowana ewidencja wizyt, historia zgłoszeń i jasno określone zasady obsługi osób zewnętrznych pomagają ograniczać ryzyko operacyjne oraz wspierać ciągłość działania firmy.
Zabezpieczamy dostęp w zakładach produkcyjnych, biurowcach, instytucjach czy obiektach o strategicznym znaczeniu.
Najczęściej zadawane pytania
Niepoprawne zgłoszenie nie przechodzi dalej jako standardowy wniosek. Dane są weryfikowane zgodnie z zasadami systemu, a błędne przypadki mogą zostać odrzucone lub zarejestrowane do dalszej analizy technicznej.
Tak. Przy odrzuceniu wniosku operator może podać uzasadnienie decyzji. Taka informacja może zostać przekazana gościowi w wiadomości e-mail.
Tak. System może sprawdzić, czy dla danej osoby nie istnieje już wizyta w tym samym czasie. Pomaga to uniknąć duplikatów i błędnych zgłoszeń.
Tak. Lista wniosków może obsługiwać konfigurację widoczności kolumn, filtrowanie, sortowanie i wyszukiwanie po wybranych danych. Ułatwia to pracę osobom obsługującym większą liczbę zgłoszeń.
Tak. Dostęp do listy i akcji na wnioskach zależy od uprawnień użytkownika. Można rozdzielić role związane z podglądem, edycją, odrzucaniem, usuwaniem i tworzeniem wizyt.
Jak możemy
Ci pomóc?
Szukasz sprawdzonego systemu Kontroli Dostępu dla Twojej firmy?
Potrzebujesz konsultacji? Porozmawiajmy.
Wypełnij formularz, a nasz doradca skontaktuje się z Tobą w ciągu 24 godzin.
Formularz kontaktowy
