Czas pracy lekarza na kontrakcie – co szpital musi wiedzieć o ewidencji i rozliczeniach?

Czas pracy lekarza na kontrakcie budzi dziś duże zainteresowanie ze względu na planowane zmiany dotyczące raportowania grafików, limitów zatrudnienia i zasad wynagradzania medyków. Jakie zasady obowiązują lekarzy kontraktowych, czym różnią się one od pracy na etacie i jak prowadzić ewidencję, która ułatwia rozliczenia oraz przygotowanie danych na potrzeby kontroli? Wyjaśniamy.

Czas pracy lekarza na kontrakcie – czym różni się od pracy na etacie?

W przypadku lekarzy zatrudnionych na umowę o pracę obowiązują przepisy ustawy o działalności leczniczej. Zgodnie z nimi czas pracy pracownika zasadniczo nie może przekraczać 7 godzin i 35 minut na dobę oraz przeciętnie 37 godzin i 55 minut tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ustawa reguluje również zasady pełnienia dyżurów medycznych oraz gwarantuje lekarzowi co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę i 35 godzin odpoczynku w tygodniu.

Inaczej wygląda sytuacja lekarzy pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, czyli tzw. kontraktów. Nie są oni pracownikami w rozumieniu prawa pracy, dlatego przepisy dotyczące norm czasu pracy i odpoczynku nie obejmują ich na takich samych zasadach. Godziny udzielania świadczeń i zasady pełnienia dyżurów wynikają przede wszystkim z:

• zapisów zawartej umowy,
• organizacji pracy w danym podmiocie leczniczym.

Taka różnica od lat budzi wątpliwości związane z bezpieczeństwem lekarzy i pacjentów. Najwyższa Izba Kontroli wskazywała na przypadki bardzo długich dyżurów osób pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych. W skontrolowanych szpitalach odnotowano 719 przypadków nieprzerwanej pracy trwającej ponad 24 godziny, a najdłuższe dyżury trwały nawet 96 godzin.

Ewidencja czasu pracy lekarzy na kontraktach – dlaczego temat wrócił w 2026 roku?

W 2026 roku temat czasu pracy lekarzy kontraktowych ponownie znalazł się w centrum uwagi. Powodem były m.in. przypadki bardzo dużej liczby godzin wykazywanych przez poszczególnych medyków. W jednym z nich lekarz zaraportował 4881 godzin pracy w ciągu roku, czyli średnio ponad 13 godzin dziennie. Sprawa wywołała dyskusję w mediach, samorządach i administracji publicznej.

Jednym z problemów jest praca tego samego lekarza w kilku placówkach. Gdy każdy podmiot prowadzi ewidencję osobno, trudno sprawdzić, czy godziny pracy w różnych miejscach nie pokrywają się. Mówimy wtedy o bilokacji, czyli sytuacji, w której lekarz jest wykazany jako udzielający świadczeń w dwóch placówkach w tym samym czasie.

W związku z tym pojawiły się propozycje:

• dokładniejszego raportowania czasu pracy lekarza na kontrakcie,
• wprowadzenia limitu łącznej liczby godzin przepracowanych przez lekarzy.

Jedna z zapowiedzi zakłada ograniczenie odpowiadające dwóm pełnym etatom. Na razie jest to jednak planowana zmiana, a nie obowiązujący przepis.

Dokładna ewidencja czasu pracy ma znaczenie zarówno dla rozliczeń z NFZ i kontroli wydatkowania środków publicznych, jak i dla bezpieczeństwa pacjentów. Pozwala zestawić zaplanowany harmonogram z godzinami faktycznie przepracowanymi oraz szybciej wychwycić ewentualne nieprawidłowości.

Czas pracy lekarza – jak zmieniają się przepisy dotyczące kontroli i wynagrodzeń?

W 2026 roku pojawiło się kilka zmian i zapowiedzi dotyczących zatrudnienia oraz wynagradzania personelu medycznego. Od 5 sierpnia 2026 r. obowiązuje nowelizacja ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ustawy o działalności leczniczej. Nowe przepisy umożliwiają zbieranie bardziej szczegółowych danych o wynagrodzeniach medyków, powiązanych m.in. z numerem PESEL lub numerem prawa wykonywania zawodu. Ma to ułatwić analizę zatrudnienia i kosztów personelu – także wtedy, gdy jedna osoba pracuje w kilku placówkach lub na podstawie różnych umów.

Wśród propozycji zmian znalazły się:

• przekazywanie do NFZ rzeczywistego czasu pracy personelu medycznego – mają pokazywać godziny faktycznie przepracowane, a nie wyłącznie wcześniej zgłoszony harmonogram,
• wspomniane już ograniczenie łącznego czasu pracy lekarza do dwóch pełnych etatów,
• ustalenie maksymalnego wynagrodzenia medyków na poziomie 16-krotności płacy minimalnej,
• zakaz uzależniania wynagrodzenia lekarza od procentu wartości wykonanej procedury,
• większa jawność konkursów w podmiotach leczniczych – obejmująca m.in. wyniki postępowań, złożone oferty i proponowane warunki finansowe,
• wymóg pracy w jednym, podstawowym miejscu co najmniej w wymiarze odpowiadającym połowie etatu – podjęcie pracy w kolejnej placówce miałoby wymagać zgody podmiotu będącego podstawowym miejscem zatrudnienia.

Dla szpitali ważne jest więc rozróżnienie przepisów, które już weszły w życie, od rozwiązań dopiero planowanych. Obecne regulacje umożliwiają dokładniejsze zbieranie danych o wynagrodzeniach medyków. Natomiast raportowanie rzeczywistych grafików pracy, limit dwóch etatów oraz nowe zasady wynagradzania są nadal na etapie projektów i zapowiedzi.

Jak prawidłowo ewidencjonować czas pracy lekarza w szpitalu?

Samo przygotowanie grafiku nie wystarcza, aby potwierdzić, ile czasu lekarz rzeczywiście przebywał w placówce. Harmonogram pokazuje planowaną obecność, natomiast ewidencja powinna uwzględniać faktyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz ewentualne różnice względem planu.

Warto rejestrować przede wszystkim:

• datę oraz godzinę wejścia i wyjścia,
• lekarza, którego dotyczy rejestracja,
• oddział lub inną jednostkę organizacyjną,
• umowę lub kontrakt powiązany z daną obecnością,
• dodatkowe godziny i dyżury,
• ewentualne korekty wraz z ich historią.

Znaczenie ma również sposób gromadzenia tych informacji. Ręczne listy obecności, arkusze Excel oraz dane zapisane w kilku niezależnych systemach utrudniają ich późniejsze zestawienie. Przy dużej liczbie lekarzy, kontraktów i oddziałów łatwiej wtedy o rozbieżności, brakujące wpisy lub błędy podczas przygotowywania rozliczeń.

Lepszym rozwiązaniem jest elektroniczna rejestracja obecności połączona z danymi o lekarzu, jego umowie i miejscu pracy. Pozwala porównać planowany harmonogram z zapisanymi godzinami wejścia i wyjścia oraz wychwycić sytuacje wymagające wyjaśnienia, np. krótszą obecność, dodatkowe godziny czy pracę w innej jednostce.

Taką możliwość oferuje UniKD Pro, rozwiązanie do rejestracji obecności lekarzy kontraktowych oparte na systemie kontroli dostępu UniKD. System zapisuje zdarzenia wejścia i wyjścia oraz pozwala powiązać je z konkretną osobą, kontraktem i oddziałem. Może obsługiwać kilka umów jednego lekarza, z różnymi okresami obowiązywania.

Dane z UniKD Pro mogą być przekazywane do systemów szpitalnych, takich jak InfoMedica. Obejmują m.in. dzień pracy, godzinę rozpoczęcia i zakończenia obecności oraz kontrakt lub miejsce, którego dotyczy rejestracja. Administracja otrzymuje więc informacje przygotowane do dalszej weryfikacji i rozliczenia, bez ręcznego łączenia danych z kilku źródeł.

Taka historia rejestracji może być również pomocna podczas:

• kontroli,
• audytu wewnętrznego,
• wyjaśniania rozbieżności w rozliczeniach.

Trzeba jednak pamiętać, że użycie identyfikatora potwierdza obecność w określonym miejscu i czasie, ale nie potwierdza wykonania świadczenia medycznego. Dane z systemu powinny być więc analizowane razem z grafikiem, dokumentacją medyczną oraz zasadami rozliczania kontraktu.