Szwedzki koncern ArjoHuntleigh, część grupy Getinge, jest światowym dostawcą wyrobów medycznych, zatrudniającym 6000 pracowników, obecnym w ponad 100 krajach. Wyroby ArjoHuntleigh można zakupić w ponad 100 krajach.
Działy R&D zostały strategicznie rozmieszczone w Europie i Ameryce Północnej, a fabryki na 3 kontynentach, w tym w Polsce, w Komornikach pod Poznaniem. Portfolio produktów firmy ArjoHuntleigh obejmuje sprzęt medyczny i zintegrowane rozwiązania przeznaczone do przemieszczania pacjentów, systemy higieniczne, łóżka medyczne, materace terapeutyczne, urządzenia do leczenia ran, zapobiegające zakrzepicy żył głębokich oraz te przeznaczone do diagnostyki.
Cel wdrożenia
Sprawnie działający system Rejestracji Czasu Pracy, który będzie obsługiwany samodzielnie przez Dział Personalny.
Korzyści z wdrożenia:
Niezawodność i bezawaryjność RCP
Szybkie rozliczanie czasu pracy
Intuicyjna obsługa przez Dział Personalny
Automatyczne pobieranie danych z rejestratorów
Ujednolicenie danych w systemie RCP
Wymagania
Firma Arjohuntleigh posiadała system Rejestracji Czasu Pracy i Kontroli Dostępu, który generował ciągle problemy z komunikacją z urządzeniami oraz awarie. Obsługa systemu była skomplikowana i wymagała nieustannej pomocy ze strony działu IT.
„Mieliśmy system, który nie był wspierany przez żadną firmę. Nie było obsługi serwisowej, a raporty nie działały poprawnie. Systemem zarządzał nasz Dział Personalny, ale IT musiał go mocno wspierać.”
System Rejestracji Czasu Pracy ma przede wszystkim umożliwić szybkie raportowanie czasu pracy pracowników, na podstawie którego są wypłacane wynagrodzenia. Wszystkie przestoje spowodowane przez awarie oprogramowania czy urządzeń powodują, że Dział Personalny, często w najbardziej newralgicznym momencie, na koniec miesiąca, ma problem z rozliczaniem pracowników.
“Chcieliśmy mieć system, który oprócz standardowych raportów, będzie nam przygotowywał raport o dodatkowych, pomyłkowych odbiciach pracowników. Dzięki takiej analizie jesteśmy w stanie co miesiąc policzyć rzeczywisty czas pracy, w tym nadgodziny.”
Wdrożone rozwiązanie
Zaproponowaliśmy rozwiązanie oparte na kilku rejestratorach RCP (SD 1660) oraz kilkunastu punktach kontroli dostępu. Nasz software do zarządzania systemami rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu został skonfigurowany dla 560 użytkowników – pracowników firmy Arjohuntleigh. Przygotowaliśmy także karty zbliżeniowe w technologii Mifare, przy pomocy których każdy pracownik po przyjściu do pracy rejestruje się w systemie. Każda rejestracja związana z wyjściem z firmy, zarówno na koniec dnia pracy, jak i w jej trakcie, jest zapisywana w pamięci urządzenia i pobierana do bazy danych przez oprogramowanie UniRCP.
Dodatkowym utrudnieniem było to, że wdrożenie systemu musiało się odbyć w 1 weekend, tak, aby zapewnić ciągłość rejestracji. W 2 dni udało się zdemontować stare urządzenia, zainstalować nowy sprzęt i oprogramowanie.
„Szkolenie, które odbyło się zaraz po wprowadzeniu bazy pracowników, pozwoliło od razu porównać oba systemy: stary i nowy, a dział Personalny nauczył się sprawnie pracować na tej bazie. Poza sporadycznymi przypadkami zawieszenia się urządzenia, praktycznie nie ma żadnych zgłoszeń i problemów z tym systemem, a dział HR sam doskonale radzi sobie z eksportem i importem danych do systemu Symfonia.”
Korzyści
Według klienta największą korzyścią jest bezproblemowość w rozliczaniu czasu pracy pracowników co miesiąc i brak awarii.
Samodzielna praca Działu Personalnego z programem UniRCP, automatyczne pobieranie danych z rejestratorów oraz brak konieczności wsparcia przez dział IT to niewątpliwe atuty tego rozwiązania.
“Według mnie program jest czytelny i dobrze z nim się pracuje, a jego obsługa jest intuicyjna. Dodatkowo Unicard Systems zintegrował system RCP z naszym programem Kadrowo-Płacowym Symfonia.”
