Bydgoszcz to jednocześnie największe miasto województwa kujawsko-pomorskiego i siedziba jego Wojewody.
Urząd Miasta w Bydgoszczy jest usytuowany w kilku lokalizacjach w centrum miasta, a jego liczne wydziały (m.in.: Edukacji, Podatków, Geodezji, Spraw Obywatelskich czy Zamówień Publicznych) oraz biura meldunkowe mają swoje siedziby w pięknych, zabytkowych kamienicach.
Cel wdrożenia
Usprawnienie i centralizacja procesu rejestracji czasu pracy w rozproszonych lokalizacjach Urzędu Miasta Bydgoszczy.
Korzyści z wdrożenia:
Brak papierowych list obecności
Dane z różnych lokalizacji dostępne w czasie rzeczywistym
Automatyczne rozliczanie godzin pracy i nieobecności
Krótszy czas obsługi administracyjnej
Wymagania
Do niedawna pracownicy urzędu podpisywali się codziennie na papierowych listach dostępnych w sekretariacie urzędu, a zestawienia list obecności były pod koniec każdego miesiąca przekazywane z kilku lokalizacji do działu Kadr. Było to dość uciążliwe rozwiązanie, gdyż listy krążyły między budynkami, konieczne było też odsyłanie podpisanych list obecności.
Urząd, a konkretnie jego Wydział Organizacyjno-Administracyjny, postanowił usprawnić proces rejestracji czasu pracy przez wprowadzenie sieciowego rozwiązania dla wszystkich lokalizacji urzędu i jego pracowników. W wyniku postępowania przetargowego została wybrana oferta Unicard Systems, a w ciągu miesiąca została zrealizowana cała instalacja, wdrożenie i szkolenie pracowników Działu Kadr.
„Wszystko odbyło się terminowo w każdej z 4 lokalizacji – zarówno wdrożenie, jak i instalacja”
Opis rozwiązania
„W tej instalacji zostało wykorzystanych 11 rejestratorów czasu pracy SD 1660 w wersji LAN, około 1000 kart pracowniczych oraz oprogramowanie UniRCP, które zostało zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym.
Wdrożenie przebiegło sprawnie, choć ze względu na to, że odbywało się w zabytkowych budynkach, musieliśmy uzyskać wcześniej zgodę na kucie w ścianach – konieczne, aby doprowadzić wszystkie kable. Dodatkowym utrudnieniem był fakt, że urząd pracował cały czas, a nasza instalacja nie mogła kolidować z normalną pracą i przychodzącymi załatwić sprawy urzędowe interesantami.”
Korzyści
“Prowadzenie rejestracji czasu pracy, a w szczególności list obecności pracowników, jest teraz dużo mniej uciążliwe niż poprzednio. Każde wyjście pracownika poza teren urzędu jest też zewidencjonowane, dzięki czemu dzień roboczy każdego pracownika w systemie jest przejrzysty i klarowny.
Odpadły nie tylko kwestie papierowe, ale też widać, ile dany pracownik ma do odpracowania godzin związanych np. z wyjściami prywatnymi w danym miesiącu.”
Po wdrożeniu systemu rejestracji czasu pracy przyszły inne pomysły na wykorzystanie kart pracowniczych. Spora liczba pracowników urzędu przyjeżdża w okresie letnio-jesiennym do pracy na rowerach. Został więc dla nich udostępniony specjalny parking dla rowerów, tzw. „rowerownia”, a dostęp do niej mają wszyscy pracownicy przy pomocy swoich kart. Dzięki temu rowery są zabezpieczone przed ewentualnymi kradzieżami, które niestety wcześniej się zdarzały.
