Lista obecności pracownika – darmowy wzór PDF i Excel oraz ważne informacje
Czym jest lista obecności pracownika w pracy? Czy jest obowiązkowa oraz jak długo przechowywać ten dokument? I jakie informacje powinny znaleźć się na liście obecności? W artykule odpowiemy na te i inne pytania oraz udostępnimy Ci wzór listy obecności w formacie PDF oraz Excel.
Z raportów publikowanych przez firmy badawcze wynika, że ponad 1/3 specjalistów z zakresu IT oraz bezpieczeństwa, chce zwiększyć fizyczne bezpieczeństwo w 2023 właśnie przez zakup narzędzi bezpośrednio związanych z cyberbezpieczeństwem. Coraz częściej podkreśla się, że należy zrezygnować z izolowania sieciowych oraz fizycznych aspektów bezpieczeństwa i zadbać o ich odpowiednią współpracę.
Nowoczesny system kontroli dostępu to po prostu system IT, który jest podłączony do firmowej sieci. Ważne jest więc, aby zapewnić ochronę także w wymiarze cyfrowym. Może bowiem dojść do ataków hakerskich, wskutek których osoby nieupoważnione zyskają dostęp do pomieszczeń, a także gromadzonych danych.
Lista obecności pracownika. Co to takiego?
Jak podaje Kodeks pracy, każdy pracodawca zobowiązany jest do stosowania przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia oraz obecności w miejscu pracy, a także usprawiedliwiania nieobecności. Informacje te mogą służyć m.in. do wyliczania wynagrodzenia, czy innych przysługujących zatrudnionej osobie świadczeń.
Aktualnie przepisy nie określają, w jaki sposób pracownicy powinni potwierdzać ten fakt. Najczęściej wybierane przez pracodawców metody to:
- lista obecności pracownika;
- odbicie kartą/telefonem w czytniku służącym do rejestracji czasu pracy;
- zalogowanie do portalu internetowego, np. Employee Portal;
- potwierdzenie ustne w kontakcie z przełożonym,
- wysłanie e-maili do przełożonego na początku i na końcu pracy.
Informacje o wybranym przez pracodawcę sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy powinny znaleźć się w:
- pisemnym obwieszczeniu: gdy pracodawca zatrudnia do 20 pracowników;
- wewnątrzzakładowym regulaminie: gdy pracodawca zatrudnia powyżej 20 pracowników.
Pracownik musi zapoznać się z nimi do 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.
Lista obecności – PDF i Excel do pobrania
Poniżej przygotowaliśmy wzór listy obecności w wersji PDF oraz Excel, który możesz pobrać i wydrukować.
Wzory dostępne są w dwóch wersjach: lista obecności dla jednego pracownika oraz dla wielu pracowników.
Bez względu na powody, warto wiedzieć, jakie objawy powinny cię zaniepokoić i skłonić do sprawdzenia posiadanego systemu kontroli dostępu.
Wzór listy obecności dla jednego pracownika
Wzór listy obecności dla kilku pracowników
Lista obecności – odpowiedzi na najczęstsze pytania
Temat listy obecności budzi wiele wątpliwości – zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracowników. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Czy lista obecności jest obowiązkowa?
Lista obecności nie jest obowiązkowa. Zgodnie z przepisami pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika oraz jest zobowiązany do stosowania przyjętego sposobu potwierdzania przez pracownika obecności w zakładzie pracy – to w jego gestii leży, czy wybierze listę obecności, czy np. dedykowaną aplikację.
Jak długo przechowywać listy obecności?
Lista obecności pracownika, jak i inne formy, które mają potwierdzać jego przybycie i obecność w pracy, nie wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej, zatem nie dotyczą ich przepisy o obowiązku 10-letniego przechowywania dokumentów. Przepisy nie regulują, jak długo przechowywać listy obecności, zatem należy przyjąć, że okres ten wynosi 3 lata (po tym czasie roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu).
Lista obecności pracownika. Jak wypełnić dokument?
Nie istnieje uniwersalny wzór listy obecności pracownika. Może ona zostać dowolnie zaprojektowana, jednak najczęściej zawiera okres, w którym dane są uzupełniane, imię oraz nazwisko pracownika, godzinę rozpoczęcia pracy, godzinę zakończenia pracy oraz miejsce na podpis pracownika.
Lista obecności a RODO. Co o listach mówią przepisy?
Możliwe jest stosowanie zbiorczej listy obecności dla wielu pracowników. Z tego powodu powinna ona zwierać wyłącznie niezbędne informacje, takie jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Na liście obecności nie należy umieszczać danych poufnych oraz wrażliwych informacji, np. o przyczynie absencji pracownika.
Czym lista obecności w pracy różni się od ewidencji czasu pracy?
Listy obecności w pracy nie są tym samym, co ewidencja czasu pracy, o której pisaliśmy w artykule Ewidencja czasu pracy od A do Z. Co musisz wiedzieć? Przede wszystkim ewidencja jest obowiązkowa i musi być prowadzona osobno dla każdego pracownika. Odnotowuje się w niej m.in. zwolnienia lekarskie, nadgodziny, pracę w niedziele i święta czy dni urlopowe. Z kolei lista obecności to tylko jeden z możliwych sposobów potwierdzania obecności pracownika w pracy, który może być prowadzony zbiorczo dla wielu pracowników.
Kto prowadzi listę obecności?
Lista obecności pracownika stosowana jest zarówno w niewielkich, jak i średnich czy dużych firmach. W przypadku małych przedsiębiorstw najczęściej jej organizacją zajmuje się osoba odpowiedzialna za kierowanie zespołem, np. właściciel. W dużych korporacjach – kierownicy działów we współpracy z działem kadr.
Lista obecności pracowników. Jak szybciej i efektywniej zbierać dane?
Drukowanie, podpisywanie, zbieranie i przechowywanie danych… Papierowa lista obecności wymaga zaangażowania zarówno ze strony działu kadr, jak i pracowników. Jak oszczędzić sobie czasu i zamienić ręczne uzupełnianie listy na bardziej nowoczesną metodę? Rozwiązanie to rejestracja czasu pracy za pomocą dedykowanego systemu od UNICARD. Korzyści jest kilka:
- kontrola wejść i wyjść pracowników zgodnie z ich harmonogramem pracy;
- współpraca z systemami kadrowo-płacowymi, co ułatwia rozliczanie czasu pracy pracowników;
- kontrola spóźnień, nadgodzin, czy wcześniejszych wyjść z pracy;
- optymalizacja zasobów działu kadr czy HR;
- sprawna ewidencja czasu pracy;
- możliwość rozliczania pracy zdalnej dzięki Employee Portal;
- zwiększenie poziomu bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy;
- usprawnienie organizacji.
Jak to działa? Każdy pracownik za pomocą indywidualnej karty lub telefonu z modułem NFC/Bluetooth rejestruje wejście i wyjście z pracy. Operator systemu na bieżąco może tworzyć i przeglądać raporty, a generowanie listy obecności jest możliwe dzięki kilku kliknięciom.
Postaw na cyfryzację procesów kadrowo-płacowych w Twojej firmie i zdecyduj się na nowoczesny program do listy obecności. Rezygnując z papierologii, oszczędzasz czas, pieniądze i wybierasz ekologiczne oraz wygodne rozwiązanie.
