Jak wybrać system kontroli dostępu do firmy? 10 kluczowych aspektów

Decydując się na system kontroli dostępu (KD), łatwo mieć wiele wątpliwości – bo wpływa on nie tylko na bezpieczeństwo, ale też na ciągłość działania i codzienną organizację pracy.

Poniżej zebrałem najważniejsze aspekty, które warto przeanalizować przed wdrożeniem lub modernizacją, aby dobrać system bezpieczny i wydajny, zgodny z aktualnymi oraz przyszłymi potrzebami organizacji.

#1 System lokalny czy oparty na chmurze?

W branży bezpieczeństwa fizycznego rośnie popularność systemów kontroli dostępu opartych na chmurze (ACaaS, ang. Access Control as a Service), które stanowią alternatywę dla tradycyjnych wdrożeń lokalnych (on-premise).

Cel obu rozwiązań jest ten sam, jednak system chmurowy i lokalny różnią się wieloma – moim zdaniem kluczowymi – możliwościami. Poniżej zestawiłem najważniejsze zalety obu, szczególną uwagę zwracając na koszty, dostęp oraz prywatność.

Najważniejsze zalety chmurowego systemu:

• Zdalne zarządzanie: do korzystania z tego systemu, wystarczy jedynie urządzenie z dostępem do Internetu i przeglądarka internetowa, dzięki temu logowanie możliwe jest z dowolnego miejsca na świecie.
• Niższe koszty początkowe: wdrożenie rozwiązania chmurowego nie wymaga inwestycji w serwer, dedykowany sprzęt IT czy zatrudniania specjalistów ds. IT.
• Skalowalność: systemy Access Control as a Service cechuje elastyczność, umożliwiając łatwe dostosowanie do zmieniających się potrzeb organizacji.
• Subskrypcyjna płatność: dzięki temu modelowi płatności możliwe jest rozłożenie kosztów w czasie (najczęściej comiesięczne lub roczne płatności), więc nawet firmy z ograniczonym budżetem mogą skorzystać z tej innowacyjnej technologii.

Zalety lokalnego systemu KD:

• Jednorazowy zakup licencji – nie ma potrzeby regularnych opłat, ponieważ zakup licencji jest jednorazowy. Dzięki temu łatwo jest oszacować początkowy koszt inwestycji w oprogramowanie.
• Zwiększone zapewnienie prywatności: lokalne systemy KD są instalowane i obsługiwane w siedzibie klienta, co umożliwia pełną kontrolę nad danymi.
• Brak korzystania z sieci www – jest to istotne zwłaszcza dla niektórych instytucji rządowych czy finansowych, które mają takie wymogi. 

Porównanie obu modeli w szerszym ujęciu znajdziesz tutaj: https://unicard.pl/blog/chmurowa-kontrola-dostepu-vs-systemy-lokalne-porownanie-obu-rozwiazan/

#2 Czy system integruje się z istniejącą lub przyszłą infrastrukturą? 

Otwarta architektura jest ważną kwestią w przypadku kontroli dostępu, ponieważ umożliwia podłączenie urządzeń KD do zewnętrznych systemów.

Aby zapewnić najlepsze doświadczenia w zarządzaniu i utrzymaniu bezpieczeństwa, kontrola dostępu powinna być w stanie płynnie integrować się np. z monitoringiem wizyjnym, systemami alarmowymi czy przeciwpożarowymi.

To jednak nie koniec. Dobrej jakości, elastyczny system bez problemu można zintegrować z szeregiem aplikacji, np.:

• rozwiązaniami do zarządzania budynkiem BMS (m.in. sterowania windami, ogrzewaniem, oświetleniem, klimatyzacją, czujnikami dymu);
• z systemami parkingowymi, rezerwacji sal czy awizacji gości (VMS);
• systemem rejestracji czasu pracy, aby np. monitorować spóźnienia i usprawniać prace kadrowe;
• śluzami sanitarnymi i higienicznymi;
• systemami typu ERP jak SAP, Enova, Symfonia, TETA, Optima itd.

Integracje mogą obejmować również urządzenia pomiarowe i bramki wejściowe (np. do pomiaru temperatury) – w zależności od polityk bezpieczeństwa i wymagań organizacji.

Przykłady integracji systemów kontroli dostępu znajdziesz tutaj: https://unicard.pl/blog/z-czym-mozna-i-warto-zintegrowac-systemy-kontroli-dostepu-24-przyklady-integracji/

#3 Gdy Twoja firma rośnie, czy system nie zostanie w tyle?

W miarę jak organizacja się rozwija, istotne jest zapewnienie, że używane systemy mogą rosnąć wraz z ewolucją potrzeb biznesowych. W przypadku systemu kontroli dostępu oznacza to, że musi być on zdolny do łatwego skalowania, na przykład poprzez dodawanie nowych identyfikatorów lub kolejnych punktów dostępowych. Przyjrzyjmy się na przykład firmie, która właśnie rozpoczęła swoją działalność i zatrudnia obecnie 15 pracowników. Jeśli firma ta rozwija się do kilkudziesięciu lub nawet kilkuset pracowników, rozszerzając jednocześnie przestrzeń biurową lub otwierając nowe oddziały, system kontroli dostępu musi sprostać tym zmianom. 

Dlatego, wybierając konkretną opcję, warto porównać jej możliwości z planami rozwojowymi organizacji, aby upewnić się, że system jest skalowalny i elastyczny.

#4 Z jakich metod uwierzytelniania użytkowników chcesz skorzystać?

Metody uwierzytelnienia pracowników powinny nie tylko zapewniać wygodę i maksymalne bezpieczeństwo, ale również harmonizować z kulturą organizacji. Masz do wyboru różne rozwiązania, takie jak:

• karty lub breloki;
• kody PIN lub hasła;
• biometria (np. odcisk palca, rozpoznawanie twarzy);
• aplikacje mobilne lub technologia Bluetooth.

Dla miejsc, które wymagają szczególnego zabezpieczenia, warto rozważyć podwójną autoryzację, na przykład przy użyciu zarówno karty, jak i indywidualnego kodu PIN przypisanego do każdego użytkownika. Niestety, zdarza się, że karty są wzajemnie pożyczane. Jednak solidny system jest w stanie sprostać temu wyzwaniu. W niektórych systemach możliwa jest integracja czytnika z kamerą IP, która rejestruje obraz osoby korzystającej z identyfikatora. Zdjęcia mogą być przechowywane w bazie danych i powiązane ze zdarzeniem dostępu, co ułatwia późniejszą weryfikację i analizę incydentów.

Jeśli w Twoim budynku często przebywają goście, tak jak dostawcy, klienci, partnerzy czy szkoleniowcy, system powinien być zdolny do nadawania im tymczasowych uprawnień dostępu do wybranych pomieszczeń oraz monitorowania ich wizyt.

Jeśli chcesz szerzej porównać metody identyfikacji (karty, mobile, PIN, biometria) i dobrać je do specyfiki organizacji, zajrzyj tutaj: https://unicard.pl/blog/identyfikatory-kontroli-dostepu-co-wybrac-dla-swojej-organizacji/

#5 Jakie opcje raportowania i monitorowania zapewnia system?

System kontroli dostępu powinien oferować możliwość monitorowania wydarzeń w czasie rzeczywistym oraz zaawansowane funkcje generowania raportów. To istotne, ponieważ pomaga w śledzeniu i analizowaniu zarówno danych wejściowych, jak i wyjściowych.

Efektywny i nowoczesny system rejestruje każde żądanie dostępu z dokładnym uwzględnieniem lokalizacji, tożsamości użytkownika oraz rodzaju użytych poświadczeń. Dodatkowo, system generuje powiadomienia, które umożliwiają identyfikację potencjalnych zagrożeń, takich jak tailgating (czyli wejście za osobą, która użyła swojego identyfikatora), pozostawione otwarte drzwi lub próby dostępu od nieuwierzytelnionych użytkowników.

Dane z kontroli dostępu do drzwi pozwalają specjalistom ds. bezpieczeństwa monitorować między innymi:

• historię aktywności przy drzwiach (uwzględniając informacje o osobach, które otworzyły konkretne drzwi oraz kiedy to zrobiły);
• nieprawidłowe próby dostępu, w przypadku których użytkownicy próbują korzystać z własnych poświadczeń w nieuprawnionych punktach dostępu;
• siłowe otwarcie drzwi lub pozostawienie ich otwartymi przez zbyt długi czas.

Takie raporty są niezwykle przydatne do monitorowania natężenia ruchu w określonych pomieszczeniach lub strefach. W celu zwiększenia efektywności systemu, ważne jest, aby istniała możliwość automatycznego powiadamiania administratora o podejrzanych aktywnościach.

#6 Jak system zachowa się w razie awarii w budynku czy potrzeby ewakuacji?

Przy wyborze kontroli dostępu, istotne jest zrozumienie, jak dany system radzi sobie w przypadku awarii zasilania elektrycznego lub sytuacji wymagających ewakuacji.

Rozwiązanie powinno umożliwić integrację z innymi systemami bezpieczeństwa, takimi jak system przeciwpożarowy (PPOŻ), co umożliwia automatyzację procesu otwierania drzwi na wyznaczonych trasach ewakuacyjnych. Po wykryciu zagrożenia, centrala alarmowa PPOŻ przesyła sygnał do systemu KD, który odblokowuje drzwi. Działa to na rzecz usprawnienia i przyspieszenia procesu bezpiecznej ewakuacji. Jednocześnie eliminuje ryzyko pozostawienia osób w obszarze zamkniętym, gdzie udzielenie im pomocy byłoby niemożliwe.

Ważną funkcją jest również generowanie raportów dotyczących stanu strefy. Raporty te zawierają informacje na temat ilości osób przebywających w określonej strefie logicznej – czy to w konkretnym pomieszczeniu, czy w całym budynku. W trakcie ewakuacji można porównać tę liczbę z ilością osób zgromadzonych na miejscu zbiórki, co pozwala na weryfikację, czy wszystkim udało się bezpiecznie opuścić zagrożony budynek.

Warto również zaznaczyć, że solidny system jest przygotowany na potencjalne zakłócenia w dostawie prądu. W takich sytuacjach system kontroli dostępu może automatycznie przełączyć się na zasilanie awaryjne. Czas działania na baterii zależy m.in. od pojemności akumulatora, częstotliwości otwierania drzwi oraz rodzaju używanych urządzeń (np. sterowników i czytników). System może działać bez zakłóceń nawet do 6 godzin, co zapewnia kontynuację operacji w przypadku awarii zasilania.

#7 Jak system zarządza uprawnieniami użytkowników?

System kontroli dostępu powinien umożliwiać nadawanie uprawnień w sposób uporządkowany i łatwy do utrzymania, najlepiej w oparciu o logiczne strefy oraz role użytkowników. Zamiast przypisywać dostęp „drzwi po drzwiach”, administrator definiuje strefy (np. biuro, magazyn, serwerownia, miejsce dostaw) oraz harmonogramy czasowe, a następnie przypisuje do nich role odpowiadające stanowiskom lub działom. Takie podejście upraszcza obsługę zmian kadrowych i ogranicza ryzyko rozbieżności w uprawnieniach między osobami o podobnych obowiązkach.

Istotnym elementem jest też sprawne cofanie dostępu oraz obsługa wyjątków. System powinien pozwalać na:

• natychmiastowe zablokowanie identyfikatora (np. po zgubieniu karty),
• czasowe zawieszenie uprawnień,
• nadawanie dostępów terminowych dla podwykonawców i gości.

Przydatne są również mechanizmy wymuszające zasadę najmniejszych uprawnień, np. możliwość ograniczenia dostępu do wybranych stref wyłącznie w określonych godzinach lub po spełnieniu dodatkowych warunków.

#8 Jak system wspiera regulacje (NIS2, CER)?

To bardzo istotny aspekt w kontekście nowych przepisów UE, takich jak NIS2 i CER, które wymagają nie tylko ochrony, ale też udokumentowanego zarządzania ryzykiem oraz szybkiego reagowania na incydenty. W praktyce oznacza to m.in. zdolność organizacji do wykrywania, analizy i raportowania zdarzeń w wymaganych terminach.

W razie incydentu lub kontroli organizacja powinna móc szybko ustalić, kto uzyskał dostęp do danej strefy, kiedy to nastąpiło, na podstawie jakich uprawnień oraz kto i kiedy te uprawnienia nadawał lub modyfikował. Istotne jest również, aby logi i raporty można było łatwo filtrować, eksportować i archiwizować w sposób zgodny z politykami firmy.

Warto też zwrócić uwagę na bezpieczeństwo warstwy „sprzętowej”, czyli komunikacji między czytnikiem a kontrolerem oraz samych identyfikatorów. W praktyce standardem podnoszącym odporność systemu na manipulacje jest OSDP (Open Supervised Device Protocol), który zapewnia szyfrowanie transmisji i nadzór nad połączeniem, utrudniając m.in. przechwycenie danych, podmianę urządzenia czy ingerencję w okablowanie.

Równie istotny jest wybór technologii kart – zamiast prostych rozwiązań o niskim poziomie ochrony warto stosować MIFARE DESFire (EV2/EV3), które oferują silniejsze mechanizmy kryptograficzne i lepszą ochronę przed klonowaniem.

Przeczytaj więcej: Bezpieczeństwo infrastruktury krytycznej w dobie NIS2 i CER: rola chmurowej kontroli dostępu

#9 Jaka jest ocena ryzyka dostawcy systemu kontroli dostępu?

Wybierając kontrolę dostępu, warto ocenić nie tylko funkcje systemu, ale też ryzyko po stronie dostawcy – czyli to, czy będzie on w stanie zapewnić szybkie wsparcie i rozwój rozwiązania przez kolejne lata. W praktyce oznacza to weryfikację takich elementów jak:

• warunki serwisu i utrzymania (SLA),
• dostępność części i urządzeń,
• procedury aktualizacji,
• sposób obsługi incydentów.

Drugim obszarem jest przewidywalność i niezależność łańcucha dostaw. W organizacjach o podwyższonych wymaganiach bezpieczeństwa istotne jest, aby producent miał kontrolę nad projektem, produkcją i serwisem, a także zapewniał stabilną dostępność komponentów. Przykładowo systemy kontroli dostępu Unicard Systems są projektowane, produkowane i serwisowane w w Polsce. Dla klienta oznacza to łatwiejszy dostęp do wsparcia i części zamiennych oraz większą przewidywalność jakości wykonania i testów urządzeń.

Na koniec dobrze sprawdzić, czy dostawca zapewnia długofalowe utrzymanie produktu, np. regularne aktualizacje, kompatybilność wsteczną, jasną politykę cyklu życia urządzeń i oprogramowania oraz możliwość planowania modernizacji bez przestojów. Taka ocena ogranicza ryzyko, że system stanie się trudny w utrzymaniu lub kosztowny w rozbudowie w momencie, gdy organizacja najbardziej potrzebuje stabilności i przewidywalności.

#10 Czy migracja z istniejącego systemu jest możliwa bez paraliżu organizacji?

Jeśli organizacja korzysta już z kontroli dostępu, migrację należy zaplanować tak, aby zachować ciągłość funkcjonowania obiektu. Na etapie wyboru rozwiązania warto zweryfikować, czy dostawca potrafi przeprowadzić wdrożenie etapowo – budynek po budynku, strefa po strefie lub drzwi po drzwiach – oraz czy przewiduje okres przejściowy, w którym dotychczasowy i nowy system mogą działać równolegle. Takie podejście minimalizuje ryzyko przestojów i pozwala utrzymać kontrolę nad dostępem w trakcie zmian.

Drugim istotnym obszarem jest przeniesienie danych oraz prawidłowe odtworzenie reguł dostępu. Migracja powinna obejmować nie tylko listę użytkowników, lecz także:

• strukturę stref,
• harmonogramy,
• uprawnienia,
• wyjątki,
• sposób obsługi gości i podwykonawców.

Dobrą praktyką jest potwierdzenie, że system umożliwia import danych (np. z plików) oraz przeprowadzenie weryfikacji konfiguracji i uprawnień przed uruchomieniem produkcyjnym, tak aby zasady dostępu po migracji działały zgodnie z przyjętymi wymaganiami.

Wybór systemu kontroli dostępu – podsumowanie

Przytoczone przez mnie punkty to jedynie niektóre z ważnych aspektów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu kontroli dostępu. Każda firma ma swoje unikalne potrzeby i warunki, dlatego warto przeprowadzić szczegółowe konsultacje, aby dostosować rozwiązanie do konkretnych wymagań organizacji. Nie ma dwóch identycznych firm, dlatego elastyczność i adaptacja systemu KD do indywidualnych potrzeb staje się kluczowym elementem sukcesu.

Przed podjęciem ostatecznej decyzji, zawsze warto dokładnie omówić swoje potrzeby, cele oraz warunki operacyjne z dostawcą. Dzięki temu można wybrać odpowiednią konfigurację, funkcje i opcje, które najlepiej odpowiadają specyfice działalności organizacji. To podejście gwarantuje, że system KD będzie efektywny, skuteczny i dostosowany do indywidualnych wymagań, co ma istotne znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa i wydajności firmy. 

Jeśli rozważasz inwestycję w system kontroli dostępu, skontaktuj się z UNICARD Systems. Odpowiemy na Twoje pytania, zasugerujemy najlepsze rozwiązania oraz przedstawimy przykłady naszych realizacji (m.in. dla takich marek jak Maczfit, Grape Up, IKEA, Hilton Food Group czy Lajkonik). Zadbaj o bezpieczeństwo i efektywność swojej firmy ze sprawdzoną technologią!